ペーパーレス会議

PRESS RELEASE

ペーパーレス会議って何?

最近、よく話題になっているペーパーレス会議ですが、要するに「紙を使うことなく会議をする」ということです。会議の資料を電子化して、という…

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ペーパーレス会議で紙代を節約

現代社会では会議などに書類を使う機会が多くあります、またプレゼンなどでも書類を使うこともありますが少しずつ変化が出てきました。それがペーパーレス会議です。パソコンやスマホ、タブレットなどを用いることで画面に映し出し事ができますのでそれだけで紙代をコストカットできるのです。大きな企業ほどまた多く書類等を使う所ならばこのコストカットができれば費用が浮くので十分な利益が出てきます。
またペーパーレス会議では様々なメリットも出てきます、書類ならば間違った所、会議で修正を加えたものなどを改めて新しく紙に出してしまわないとなりません。しかし電子機器を使えばその場でしかも素早く修正をできるのでとても労力が楽になるのです、これは大変なメリットとも言えます。
それにセキュリティも安全なものなのです、書類はきちんと管理して置かなければ持ち帰りや情報が漏れてしまう恐れがありますので企業にとって重要な情報が漏れてしまうことは致命的なものになってしまいます。ペーパーレス会議ならば持ち帰ることは出来なく端末なども人数分回収しますので漏れる恐れはほぼ無いということですね、印刷コスト削減、セキュリティの安全性、情報の修正の簡略化など会議でかかるはずのコストが大幅に変わり作業効率が格段に上がるのでこれらのことからメリットが高いものだと思います。

ペーパーレス会議を導入する時の注意点

タブレッド端末の普及によりペーパーレス会議が主流になってきています。各企業もペーパーレス会議を導入していて用紙代や印刷代などを大幅に削減する事に成功しています。また会議の資料を作成する必要もなくなるので余計な手間が省けるのもメリットになります。しかしペーパーレス会議を導入する時は注意しなければいけない点もあるのでしっかり把握しておく必要があります。そこでペーパーレス会議を導入する時の注意点をしっかり確認していく事にしましょう。
「・セキュリティを万全にしておく」これは、ペーパーレス会議をする時はサーバを介して会議資料を共有する事になるのでセキュリティを万全にしておく必要があります。セキュリティがしっかりしていないと情報が外部に漏洩してしまう可能性もあるので注意しましょう。
「・ITに不慣れな人でも問題ないか確認する」これは、ペーパーレス会議をする時にITの知識が豊富な人は問題ありませんが、あまり知識がなく不慣れな人がいると会議がスムーズに進行出来なくなってしまう可能性があります。ペーパーレス会議をする時はITに不慣れな人でも問題ないか確認する事が大切になってきます。またITに不慣れな人でも問題なく操作する事が出来るシンプルなIT機器を使用するといいでしょう。

ペーパーレス会議にはメリットがたくさん!

ペーパーレス会議にはたくさんのメリットがあります一番最初に挙げられるの時間節約のメリット。紙の資料を使って行う会議は、とにかく準備に手間がかかります。資料を作成したら、手元資料用に加工して、綺麗に見えるように微調整して、印刷して…
それだけではなく、印刷した資料をまとめる手間、配る手間、それを1人ひとりが保管する手間など、本来の会議から離れた所で資料1つにつき膨大な時間がかかっている事がわかります。ペーパーレスにしてしまえば、資料は送信するだけ。プレゼンをする場合も、同じデータを使用して説明すれば問題ありません。会議の準備から後処理まで1人あたり10分かかっていたとしても、5人の参加者で50分。
ペーパーレス会議にすることで約1時間ほどが節約できることになりそうですまた、議事録も同様にその場で作成し、すぐに配信する事ができます。追加の資料があった際も、その場で対応できますね。情報共有のメリットもあるという事ができそうです。普段から紙を使わないことを心がけているチームなら、スマートに情報共有ができ流ようになるでしょう。もちろんコストメリットも忘れてはいけません。ある調べでは一企業あたり月間約50万枚の紙が使用されているそうです。1枚あたり0.1円の紙でも、月5万円の削減効果です。情報化社会となっている現代、ペーパーレス会議は簡単に取り組めて効果が高いと言えるでしょう。


ペーパーレスの会議は効率性に優れています。業務の効率化を考えている企業はペーパーレスの会議を取り入れるべきでしょう。取り入れること自体は簡単にできるので、できるだけ早いうちに実施しておくといいでしょう。早ければ早いほど、効果をすぐに実感できますよ。

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